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WORD修订状态使用教程

来源:未知

为了加快稿件的运转,我刊将在WORD修订状态下审稿,并在我刊网站正式开通“网上修稿须知”栏目。为使各位作者能够方便、快捷、熟练地使用WORD修订状态,现将具体操作方法简介如下。在使用过程中遇到任何问题或困难,望及时和我们联系。

WORD能够跟踪每次作者所作的修订,并能把保存之后将所有的修订记录起来。如果不止一个人对文档中的同一个区域进行了操作,WORD 会分辨有冲突的修订,询问用户是否接受前面用户所作的修订。

修订标记能够让作者跟踪多位审阅者对文档所做的修改,这样作者可以一个接一个地复审这些修改并用约定的原则来接受或者拒绝所做的修订。

一、启动修订模式
打开“Word”程序,选择“工具”菜单,点击“修订”。如下图:

出现以下对话框,就可以对文章进行审阅了。如下图:

在启动了修订模式后,用户可以显示文档的不同状态。在修订功能区中单击显示标记按钮,在下拉菜单中即可进行选择,下拉菜单共有四个选项,这四项功能分别是:

1.显示标记的最终状态:显示所有修订的最终状态。

2.最终状态:取消修订标记的显示,显示文档修改后的状态。

3.显示标记的原始状态:显示修订标记的原始状态。

4.原始状态:取消修订标记的显示,显示闻到那个修订前的状态。

用户只有在选择第一个和第三个选项时,才能看到文稿中的修订标记,否则将不显示修订标记。

二、设置修订标记选项

默认情况下,Word 用单下划线编辑添加的部分,用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。如果是多位审阅者在审阅一篇文档,更需要使用不同的标记颜色以互相区分,所以用户有时需要对修订标记进行设置,设置修订标记选项步骤如下:

1)单击【突出显示修订】对话框的【选项】按钮,或者单击【工具】菜单中的【选项】菜单项,在弹出的【选项】对话框中选择【修订】选项卡,如图所示。



 

2)根据用户的需要,分别对【插入的文字】、【删除的文字】、【修改过的格式】和【修改过的行】选择标记和颜色。

3)单击【确定】按钮。

三、接受或者拒绝修订

文档进行了修订后,可以决定是否接受这些修改,步骤如下:

1)单击【工具】菜单中的【修订】菜单项,再从级联菜单中选择【接受或拒绝修订】菜单项,出现如图所示的【接受或拒绝修订】对话框。

 


 

2)如果接受当前的修订,单击【接受】按钮。如果接受全部的修订,则单击【全部接受】按钮。

3)如果不接受当前的修订,单击【拒绝】按钮,如果不接受全部的修订,则单击【全部拒绝】按钮即可。

4)要按顺序把修订的地方逐项审阅,单击按钮可以向前查找前一处修订,单击按钮可以向后查找下一处修订。

四、插入批注和解决批注

1. 在文档中插入批注

1)将光标移到要插入批注的位置或者选定要插入批注引用的文本。

2)选择【插入】菜单中的【批注】菜单项,出现如图所示的批注窗口。

 


 

3)在批注窗口中输入文字,并且可以对批注文字进行格式化。如果要切换到文档窗口中,用鼠标直接在文档窗口中单击即可。

4)输入完成后,单击批注条中的【关闭】按钮,关闭批注窗口。

如果要连续插入多个批注,可以在不关闭批注窗口的状态下,在文档中直接选定要批注的文本或者定位插入点,然后单击【插入】菜单中的【批注】菜单项,开始插入新的 批注。

2. 查看批注

由于在Word 文档,有批注的文字底纹显示为浅红色。如果要查看批注,用户只需把鼠标指针指向有批注的文字,文字上方将显示一条包含批注内容以及审阅者名字的屏幕提示,如图所示。

 

如果把鼠标指针移到批注上方时没有显示批注的内容,可以单击【工具】菜单中的【选项】菜单项,打开【选项】对话框,选择【视图】选项卡,然后选中【屏幕提示】复选框即可。

另外,如果用户要按顺序查看每个批注,需要用到Word 提供的【审阅】工具栏。步骤如下:

1)对着某个工具栏单击右键,在弹出的快捷菜单中选择【审阅】,显示【审阅】工具栏。

2)要查看下一个批注,则可以单击【下一批注】按钮。

3)要查看前一个批注,则可以单击【上一批注】按钮。

如果要查看某位审阅者的批注,可以打开【插入批注】窗口,然后在【批注来源】后面的下拉列表框中选择审阅者的姓名。

3.更改或删除批注

只要文档中存在批注,那么【审阅】工具栏中的有关批注的按钮就被激活。单击【批注】按钮可以打开批注编辑窗口,用户可以根据需要对相应的批注进行编辑修改。如果要删除某个批注,把光标移到批注中,单击【审阅】工具栏中的【删除批注】按钮即可删除该批注。

 

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